福祉施設やパブリックスペース向けの製品や空間提案を行う「インフィルウェルネス」のWebサイトをご覧いただきありがとうございます。この「エシカルblog」では、「エシカル水栓」というインフィル独自の電気温水機能付き自動水栓製品を通じて、特別養護老人ホーム向けに少しでも施設の運営管理を楽にして、スタッフの方の働きやすい環境の実現に役立てればという思いから記事を掲載していきます。さて、皆様の福祉施設で耐用年数を迎えた設備はありませんか？また、その際の回収管理はどうなさっていますか？一般的に設備のリフォームをする時に一気に行うことは非常にまれで、不具合の発生した所から優先的に対応していくため、どうしても個別、または小規模対応になってしまいがちです。その際の改修管理は煩雑で大変な負担になることをよくお聞きします。今回はこれからリニューアルを迎える福祉施設の管理者の方、もしくはリニューアル最中の管理者の方に、改修管理が煩雑な作業が伴うことと、それらを一手に任せるメリットについてご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

老人ホームの設備は、耐年数を経過すると不具合を頻発する可能性が高まります。設備の老朽化に伴う不具合はその使用環境や頻度にもよるので、たとえ導入時期が一緒であっても不具合の発生のタイミングはまちまちです。今は不具合が発生していない設備も耐用年数を越えると数年のスパンでそれぞれ不具合が発生しやすくなります。

居室数が50室や100室もあるような大型の福祉施設では、設備の耐用年数を迎えてもすべての設備を一気にリニューアルが難しいため、故障の程度や緊急性によって個別、もしくは少数をまとめて改修をします。故障したらその都度、業者を調べて手配して対応する場合、その作業だけでも大変な労力になります。例えば水栓の調子が悪くなってきて入れ替え工事をする場合、製品・部品のメーカーを調べて注文したり、配管工事は配管業者に、電気工事は電気業者にといった具合で、関連する業者に全て連絡を取って、事情を説明して、現状確認とプランニングをして、見積もりを取って、契約し施工して、ということを取りまとめないといけません。その際、施設の工事に関する資料や図面がどこに保管してあるか思い出せなかったり、そもそも資料そのものがなかったり、ただ水栓を取り替えたいだけなのに、とにかくやるべきことがたくさんあってできれば工事などしたくないと思うかもしれません。

以上は1回の改修にともなう作業ですが、これが数年の間に、しかも予測できないタイミングで同じような作業が発生したらいかがでしょうか？設備の一つの改修が終わって、やれやれと思っているところにまた別の設備から不具合が！というトラブルが発生するのは数ヶ月後かもしれませんし、もしかしたら数日後かもしれません。
不具合の発生は不定期で頻繁にあることではないので、前回の改修から年単位で間が空くと、もしかしたらどの業者に手配したのか記録が残っていなかったり、また、いつ頃改修したのかが分からなくなることもあります。
まだリニューアルが初期段階で数カ所程度の改修でしたら記録管理も少なく難しくなさそうですが、50室、100室といった大きな施設の場合、歯抜け改修をいつ、どの部屋をどのように改修したのかの記録は煩雑で管理が難しくなります。それらの記録は、次回の改修をスムーズに進める際に役立ったり、万が一に改修後に何らかのトラブルが発生した場合には、その箇所を担当した施工業者との交渉にも必要になります。

数年単位でリニューアルが続く場合は、たとえ同様の施工内容でも以前と違う業者に依頼することがあります。以前の施工業者がその時期のスケジュールが合わなかったり、見積もりの金額で折り合いが付かず替わる可能性もあることです。その際は引き継ぎがうまくいかなかったり以前の工事の通りにいかない可能性も考えられます。

以上のように、改修工事管理にはただでさえ煩わしい作業がつきまといますが、数年単位の長期にわたる歯抜け改修の管理や突発的な不具合の対応は計画もしづらく、日々のお仕事に影響があります。こんな時に、改修工事の施工管理や工事履歴の記録管理を一手に任せることができれば、施設管理者の方の負担がかなり解消されるのではないでしょうか？

ではどこに管理を任せれば良いのでしょうか？配管や電気などの各担当の施工業者では、それぞれの担当した箇所の作業履歴は管理できますが、専門外の箇所の記録管理は難しいと思われます。リニューアルの流れをすべて記録に残すためにはワンストップで対応できる業者がどうしても必要になります。
そこで私たちインフィルがお役に立つことができます。えっ！インフィルって設備メーカーでは？と思われるかもしれませんが、実はこれまでの業務実績の中で記録管理の必要性を強く感じてお客様に代わって情報管理をさせていただいています。
インフィルはお客様から相談を受けてより現地調査して企画・設計から施工納品まで一貫して行うことが可能な上、記録管理についても関連工事を含むすべての流れを記録管理いたしますので、インフィルにお任せいただければ煩わしい作業から解放されます。
蓄積された記録内容を基にリピート発注をいただいた時にもスムーズに工事できる体制を作ります。長いお付き合いができるインフィルならば、たとえ施工業者が替わったとしても工事履歴は一手に記録・管理していますので、数年にわたるリニューアルを進める際にも安心してお任せいただけます。それらの記録はその後の改修工事に役立つだけでなく、耐用年数を越えてまだ改修工事が終わっていない居室の改修を先回りして最適な改修タイミングをご提案することにも役立てます。

今回は、対応年数を迎えた福祉施設の改修が、個別の対応や管理が難しいことと、それらを一手に任せるメリットについてご紹介しました。これから耐用年数を迎えてリニューアルをお考えの福祉施設の管理者の方の参考になれば幸いです。福祉施設でお困りごとはまずはお気軽にご相談ください。福祉施設の働きやすい環境をご一緒に考え実現したいと願っています。それではまた、よろしくお願いいたします。